Digitalizzazione delle Pratiche Edilizie per i Comuni
Archiviazione digitale conforme CAD di concessioni edilizie, SUAP e pratiche urbanistiche. Trasforma l’archivio cartaceo del tuo Ufficio Tecnico in un patrimonio digitale accessibile, sicuro e a norma di legge.
Un cittadino o un professionista chiede copia di una concessione edilizia degli anni ’80. Inizia la ricerca tra faldoni impilati, scaffali polverosi, stanze archivio in cui nessuno vuole entrare. La ricerca del documento richiede ore di lavoro, a volte giorni. Nel frattempo la richiesta resta in attesa, il front office gestisce il malcontento, il personale perde tempo prezioso.
La digitalizzazione delle pratiche dell’Ufficio Tecnico risolve questo problema alla radice: ogni atto edilizio diventa immediatamente reperibile, condivisibile e consultabile, semplificando le procedure di richiesta e il rilascio delle copie degli atti edilizi con tempi più rapidi e piena trasparenza verso i cittadini e i professionisti.
Non si tratta di una scelta facoltativa. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 e successive modifiche) impone alle pubbliche amministrazioni di informatizzare la gestione documentale. Il PNRR ha ulteriormente accelerato questo processo, inserendo la digitalizzazione dei comuni tra i suoi obiettivi strategici prioritari.
Affidarsi a un partner specializzato significa procedere in piena conformità con le normative vigenti, senza rischi di irregolarità.
Il processo in 4 fasi
SOPRALLUOGO E ANALISI DELL'ARCHIVIO
Prima di avviare qualsiasi attività, il nostro team effettua un sopralluogo presso l’Ufficio Tecnico per analizzare lo stato dell’archivio cartaceo: quantità di pratiche, tipologie documentali, condizioni di conservazione e rilevanza normativa. Il risultato è una mappatura completa che definisce perimetro, priorità e modalità operative del progetto di digitalizzazione.
PREPARAZIONE E PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI
Ogni faldone viene aperto, controllato e preparato per la scansione: rimozione di punti metallici, distensione dei fogli, verifica dell’integrità dei documenti. Le pratiche vengono ordinate e protocollate secondo criteri concordati con l’ufficio, garantendo che la sequenza logica dell’archivio cartaceo si trasferisca intatta nell’archivio digitale.
SCANSIONE AD ALTA RISOLUZIONE E INDICIZZAZIONE
I documenti vengono acquisiti con scanner professionali ad alta risoluzione, adatti a ogni formato: dai disegni tecnici alle planimetrie, fino agli atti cartacei standard. Ogni file digitale viene quindi associato a un set preciso di metadati: numero di pratica, tipologia, indirizzo, intestatario, anno, ecc; per rendere l’archivio uno strumento di ricerca immediato, non un semplice deposito di file.
RESTITUZIONE TRAMITE PIATTAFORMA CLOUD
Al termine della lavorazione, l’archivio digitale completo viene consegnato tramite piattaforma cloud sicura per il trasferimento dei dati. I file sono già organizzati per tipologia, anno e numero di pratica, pronti per la consultazione quotidiana da parte del personale autorizzato, senza necessità di installazioni o infrastrutture aggiuntive.
SERVIZIO CONFORME AL D.LGS 82/2005 – CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE (CAD)
E ALLE LINEE GUIDA AGID SULLA CONSERVAZIONE DIGITALE
Accesso agli atti durante la lavorazione
Il Comune non deve attendere la fine del progetto per accedere ai propri documenti. Durante l’intera fase di lavorazione, le richieste di accesso agli atti vengono gestite direttamente dal nostro team, con vantaggi concreti.
Invio della richiesta tramite semplice mail con l’elenco delle pratiche necessarie, con cadenza da definire.
Rapidità di ricerca da parte dei nostri addetti, già operativi sull’archivio.
Priorità nelle scansioni richieste, che vengono anticipate rispetto al normale flusso di lavorazione.
Consegna digitale in PDF già organizzati per tipologia documento, anno e numero pratica.
I benefici della dematerializzazione
per l’ufficio tecnico
Accesso
istantaneo
Qualsiasi pratica è recuperabile in pochi secondi tramite ricerca per metadati, senza muoversi dall’ufficio e senza rischiare di non trovare il documento.
Condivisione sicura
e trasparente
I documenti possono essere condivisi con cittadini, professionisti e altri uffici in modo tracciato e sicuro, con piena trasparenza sull’iter di ogni richiesta di accesso agli atti.
Tutela e
conservazione
L’archivio digitale non si deteriora, non brucia, non si allaga. I documenti sono conservati in modo sicuro e il loro valore giuridico è garantito nel tempo dall’attestato di conformità.
Risparmio
di spazio
Gli spazi occupati dagli archivi cartacei tornano disponibili per altri usi. Meno scaffali, meno faldoni, meno locali dedicati alla sola conservazione della carta.
Riduzione del
consumo di carta
Niente più fotocopie per rispondere alle richieste di accesso agli atti. I documenti si condividono digitalmente, contribuendo anche a un approccio più sostenibile nella gestione amministrativa.
Abbattimento dei
costi di stampa
Stampare, fotocopiare e gestire fisicamente le pratiche ha un costo diretto e indiretto elevato. La digitalizzazione lo riduce significativamente, liberando risorse per altre attività.
Richiedi una valutazione senza impegno
Raccontaci la situazione del tuo archivio:
dimensioni, tipologia di documenti, urgenze specifiche.
Ti risponderemo entro 24 ore con una prima stima e i passi da seguire.