La conservazione dei documenti aziendali è un aspetto di fondamentale importanza per qualsiasi azienda ben organizzata. La corretta conservazione dei documenti è disciplinata da specifiche normative che stabiliscono quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo. In questo articolo esploreremo la normativa di riferimento e forniremo una panoramica sui tipi di documenti che le aziende devono conservare e i relativi tempi di conservazione imposti per legge. A fine lettura ti diamo qualche consiglio utile per capire come e dove archiviare i tuoi documenti aziendali.
Perché è essenziale conservare i documenti aziendali
La conservazione dei documenti cartacei, nonostante il mondo si stia sempre più digitalizzando, resta per molte aziende una reale necessità: pensiamo ai commercialisti, ai consulenti del lavoro, a banche ed avvocati ma anche alle pmi che quotidianamente producono e gestiscono informazioni importanti e dati personali, come contratti, fatture e documenti fiscali.
La conservazione della documentazione aziendale è normata dall’articolo 2220 del Codice Civile, che impone l’obbligo di conservazione dei documenti contabili e fiscali per un determinato periodo di tempo, variabile da un minimo di un anno ad un massimo di 20 anni, in base al tipo di documento stesso.
Il controllo legale e gli accertamenti fiscali possono essere richiesti all’azienda in qualsiasi momento. Inoltre, di fronte a un contenzioso in tribunale, solo i documenti conservati a norma di legge (e non semplicemente archiviati) possono rappresentare una “prova”.
Dotarsi di archivi cartacei correttamente conservati è quindi essenziale, considerando anche che, in caso di mancata osservanza delle norme, l’azienda potrebbe incorrere in sanzioni civili o addirittura penali.
I tempi di conservazione dei documenti aziendali
La documentazione aziendale che necessita di conservazione riguarda quindi principalmente i documenti di natura contabile e fiscale – normati dall’articolo 2220 del Codice Civile – che includono le scritture contabili, i documenti fiscali e le fatture, gli atti notarili ecc. Per l’azienda è in ogni caso importante conservare a regola d’arte anche quei documenti essenziali per il normale svolgimento dell’attività – come i contratti – e quelli che contengono dati particolari e sensibili, il cui accesso è riservato.
Ma la domanda che tutte le aziende si chiedono è: documenti, quanto tenerli?
I tempi di conservazione dei documenti aziendali variano a seconda della tipologia di documento e del settore di appartenenza dell’azienda. Abbiamo redatto una tabella con l’elenco dei principali documenti da conservare per legge e le relative tempistiche:
TIPOLOGIA DI DOCUMENTI |
TEMPO DI ARCHIVIAZIONE |
SCRITTURE CONTABILI
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10 anni
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Libro giornale
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Libro degli inventari
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Libro mastro (riunisce tutti i conti)
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Libro cassa (entrate/uscite)
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Libro di magazzino
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Libro dei soci
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Libro delle obbligazioni
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Libro delle adunanze e delle deliberazioni
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Registro dei beni ammortizzabili
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Registro IVA
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FATTURE E DOCUMENTI FISCALI |
10 anni
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ESTRATTI CONTO E DOCUMENTI BANCARI |
10 anni
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CORRISPONDENZA COMMERCIALE |
10 anni
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E-mail e lettere di carattere commerciale
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MUTUI E FINANZIAMENTI |
10 anni
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DICHIARAZIONE REDDITI |
5 anni
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MODELLI DI PAGAMENTO F23 E F24 |
5 anni
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RICEVUTE PAGAMENTO TASSE |
5 anni
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BOLLETTE |
5 anni
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PARCELLE PROFESSIONALI |
3 anni
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SCONTRINI |
2 anni
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DOCUMENTI IN AMBITO IMMOBILIARE |
20 anni
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ATTI NOTARILI |
per sempre
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Dove archiviare i documenti?
La corretta conservazione dei documenti cartacei, soprattutto quelli da conservare per 10 o addirittura per 20 anni, può rappresentare una difficoltà per le aziende, che devono da un lato assicurarsi la conformità alla normativa, dall’altro facilitare la gestione e l’accesso alle informazioni. Oltre, naturalmente, garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti archiviati.
Se non disponi dello spazio necessario per archiviare i tuoi documenti cartacei oppure hai dei dubbi sulla loro corretta conservazione, puoi affidarti ad un partner esterno certificato e con esperienza. I vantaggi dell’archiviazione in outsourcing sono molteplici:
- Ottimizzazione dello spazio
- Accesso rapido e facile ai tuoi documenti, conservati in spazi sicuri
- Organizzazione e processo di archiviazione semplificato
- Sicurezza e garanzia di protezione, per ridurre al minimo il rischio di accesso non autorizzato o perdita di dati
- Tutela della privacy secondo normativa GDPR
E tu, stai rispettando i tempi di conservazione dei tuoi documenti aziendali? Li stai archiviando nel modo corretto, mantenendo leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo?
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