La conservazione digitale dei documenti è oggi un elemento imprescindibile per ogni azienda che desideri garantire la sicurezza, l’integrità e la valenza legale dei propri archivi. In un contesto normativo rigoroso e in un mondo sempre più digitalizzato, conoscere le regole della conservazione digitale a norma è fondamentale per evitare sanzioni e ottimizzare la gestione documentale.
In questo articolo scopriremo:
- Che cos’è la conservazione digitale sostitutiva dei documenti e perché è essenziale per la preservazione digitale nel lungo periodo;
- Quali sono i requisiti tecnici e normativi che le aziende devono rispettare per implementare un sistema di conservazione documenti digitali conforme alla legge;
- In che modo Euroarchivi può supportarti in ogni fase del processo, offrendoti soluzioni personalizzate per la conservazione elettronica e la gestione degli archivi digitali.
Che si tratti di documenti contabili, fatture elettroniche o documenti informatici, la corretta conservazione digitale è oggi un pilastro della trasformazione digitale aziendale. Scopriamo insieme tutto quello che c’è da sapere.
Che cosa è la conservazione digitale dei documenti
La conservazione digitale dei documenti è un processo normato che consente di mantenere nel tempo il valore legale, fiscale e giuridico dei documenti informatici. Non si tratta semplicemente di salvare file in formato elettronico, ma di attuare una serie di operazioni tecniche e organizzative che garantiscono autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel lungo periodo.
Ma cosa significa, concretamente, “conservare” un documento digitale? A differenza della semplice archiviazione (cioè il salvataggio di file su supporti digitali o in cloud), la conservazione digitale a norma implica un processo strutturato e certificato. Questo include:
- l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale, per attestare la non modificabilità del documento e la data certa;
- l’utilizzo di metadati di conservazione, ovvero informazioni aggiuntive che ne descrivono il contesto e ne facilitano la gestione nel tempo;
- la protezione del documento dall’obsolescenza tecnologica, dalla perdita di dati o dall’inaccessibilità futura.
Il termine conservazione digitale sostitutiva viene spesso utilizzato per indicare la sostituzione del supporto cartaceo con quello digitale, in modo conforme alla normativa vigente. Questo processo si applica a un’ampia gamma di documenti: dalle fatture elettroniche, ai libri contabili, passando per assunzioni, contratti, ordini e altri documenti di lavoro.
La conservazione digitale a norma non è solo un onere di legge, ma porta alle aziende numerosi vantaggi, consentendo di:
- Semplificare la gestione documentale;
- Ridurre i costi di archiviazione fisica;
- Migliorare la sicurezza e la compliance normativa;
- Garantire l’accesso rapido e certificato ai documenti nel tempo.
Nel prossimo paragrafo approfondiremo i requisiti tecnici e normativi per un archivio digitale conforme alla legge.
I requisiti per le aziende per un archivio digitale a norma
Per implementare un sistema di conservazione digitale a norma, le aziende devono rispettare una serie di requisiti tecnici, organizzativi e normativi definiti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle regole tecniche emanate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
I requisiti principali includono:
-
- Autenticità e integrità dei documenti: ogni file conservato deve essere identificabile come originale e non alterato nel tempo.
- Immodificabilità: i documenti devono essere protetti da modifiche successive alla loro conservazione.
- Accessibilità e reperibilità: i documenti devono essere sempre disponibili e consultabili per tutta la durata del periodo di conservazione previsto dalla legge.
- Tracciabilità: ogni operazione sul documento deve essere registrata in modo trasparente.
- Firma digitale e marca temporale: per garantire validità giuridica e certezza della data di conservazione.
Oltre ai requisiti tecnici, è necessario nominare un Responsabile della Conservazione, figura prevista dalla normativa che ha il compito di vigilare sul corretto funzionamento del sistema di conservazione digitale dei documenti informatici.
Le aziende devono inoltre dotarsi di una procedura documentata di conservazione e di un manuale della conservazione, dove sono specificate tutte le fasi del processo, le responsabilità e gli strumenti utilizzati. Questo è fondamentale per dimostrare la conformità in caso di ispezioni o controlli da parte dell’Amministrazione Finanziaria.
Come Euroarchivi può aiutarti con la conservazione digitale
Affrontare la conservazione digitale dei documenti è un processo complesso, che richiede una conoscenza approfondita della normativa sulla conservazione digitale, oltre a competenze tecniche specifiche per la gestione di sistemi informatici e documentali. Molte aziende, soprattutto PMI, si trovano in difficoltà nel garantire la conservazione digitale a norma senza il supporto di figure dedicate o di strumenti adeguati.
Ecco perché affidarsi a un partner esperto come Euroarchivi può fare la differenza: mettiamo a disposizione non solo le tecnologie più evolute, ma anche un team di specialisti che ti guida passo dopo passo nel costruire un sistema di conservazione elettronica conforme, sicuro e su misura per la tua realtà.
Grazie alla nostra esperienza ventennale nella gestione documentale e nella conservazione sostitutiva, offriamo un servizio completo pensato per supportare ogni tipologia di azienda, dalla PMI alla Pubblica Amministrazione. Inoltre, il nostro approccio consulenziale ci permette di affiancarti in tutte le fasi del progetto, analizzando i tuoi flussi documentali, ottimizzando la gestione degli archivi e integrando la conservazione digitale dei documenti contabili, fiscali e amministrativi con i tuoi sistemi gestionali esistenti.
Vuoi mettere al sicuro il tuo patrimonio documentale, nel rispetto della normativa sulla conservazione digitale? Contattaci per una consulenza gratuita!
