Sappiamo bene che il patrimonio documentale di un’azienda, organizzazione o ente è una risorsa di valore. Bisogna adottare misure di sicurezza per preservare i documenti, tutte le informazioni e la memoria storica che vi sono contenute.

Il primo problema nella gestione di un archivio cartaceo è lo spazio. Occorre avere a disposizione uno spazio adeguato alla quantità di documenti che si vuole preservare: per esperienza possiamo affermare che lo spazio che vi servirà deve essere grande, perché la carta ha un certo tipo di volume e i documenti con il passare del tempo aumenteranno e, nonostante tutti gli sforzi di compattare il materiale nel miglior modo possibile, lo spazio non vi basterà. Come dice un antico detto, meglio prevenire che curare: assicuratevi uno spazio grande fin dall’inizio.

È necessario inoltre garantire che i livelli di umidità e temperatura siano mantenuti a livelli che non arrechino danni ai documenti e assicurare una giusta protezione antincendio. Un archivio cartaceo è fatto di carta e, si sa, la carta può prendere fuoco.

Archivi cartacei: il rischio incendio

La gestione di un archivio documentale è una sfida complessa. La necessità è bilanciare la protezione dei materiali con un’agevole consultazione e/o prelievo. Il rischio incendio è elevato per ovvi motivi, dato che si tratta per lo più di documenti cartacei.

Scaffali colmi di carta sono terreno fertile per lo scoppio di un incendio: come si valuta il rischio incendio? Attraverso il carico di incendio, che è il potenziale termico netto dei materiali combustibili contenuti all’interno di un compartimento. Si tratta della quantità di calore che verrebbe generata da una combustione totale dei materiali presenti in un determinato ambiente, rapportata appunto alle dimensioni dello spazio.

Quando si parla di un archivio cartaceo, il carico d’incendio è alto e bisogna mettere in atto due livelli distinti di sicurezza: è importante che un eventuale incendio non causi il crollo degli scaffali e delle strutture architettoniche, non metta in pericolo la vita degli operatori presenti e, in secondo luogo, è mandatorio preservare l’integrità di tutti (o almeno della maggior parte di essi) i documenti.

Per soddisfare questi differenti livelli di sicurezza, vengono adottate soluzioni tecniche variegate, ciascuna mirante a ottenere l’obiettivo prefissato e vengono fatti investimenti finanziari coerenti durante la fase di acquisizione e installazione dell’archivio.

Ai fini della prevenzione degli incendi, i depositi di beni archivistici e librari sono considerati attività soggetta al controllo dei Vigili del fuoco se rientrano nei casi elencati nell’allegato 1 del DPR 151/2011 (Regolamento recante semplificazione della disciplina dei procedimenti relativi alla prevenzione degli incendi).

Ai controlli ai sensi del DPR 151/2011 ci sono:

  • Attività 34.1.B: Depositi di carta, cartoni e prodotti cartotecnici, archivi di materiale cartaceo, biblioteche, depositi per la cernita della carta usata, di stracci di cascami e di fibre tessili per l’industria della carta, con quantitativi in massa da 5.000 a 50.000 kg.
  • Attività 34.2.C: Depositi di carta, cartoni e prodotti cartotecnici, archivi di materiale cartaceo, biblioteche, depositi per la cernita della carta usata, di stracci di cascami e di fibre tessili per l’industria della carta, con quantitativi in massa > 50.000 kg.

In tutti questi casi, il DPR 151/2011 prevede una da seguire passo dopo passo:

  • Incaricare un tecnico abilitato che predisponga la documentazione tecnica necessaria a ottenere il parere di conformità antincendio da parte dei Vigili del fuoco.
  • Realizzare gli interventi strutturali, impiantistici e organizzativi previsti nel progetto approvato.
  • Presentare, a lavori ultimati, la “Segnalazione certificata di inizio attività (SCIA) ai fini della sicurezza antincendio” ai sensi dell’art. 4 del DPR 151/2011.

La documentazione tecnica deve contenere:

  • individuazione dei pericoli di incendio;
  • descrizione delle condizioni ambientali;
  • valutazione qualitativa del rischio;
  • compensazione del rischio incendio e conseguente strategia antincendio;
    gestione dell’emergenza.

Sicurezza degli archivi: cosa bisogna fare?

La sicurezza degli archivi è una priorità cruciale, e grazie all’evoluzione tecnologica, è possibile rendere un archivio completamente ignifugo, grazie a scaffali che, con l’introduzione delle nuove tecnologie, si sigillano tra di loro e offrono un livello straordinario di protezione contro gli incendi.

Questi scaffali possono resistere al fuoco per lunghi periodi di tempo, agendo come una barriera affidabile per preservare il materiale contenuto. Come funzionano? In caso di sviluppo di un incendio, essi si chiudono automaticamente tramite l’uso di guaine intumescenti. Quando vengono esposte all’aumento della temperatura, queste guaine si espandono e sigillano gli scaffali in modo completo, consentendo così di preservare integralmente tutti i documenti o opere d’arte custodite. Questa soluzione non solo limita in modo significativo i rischi connessi agli incendi, ma garantisce anche la salvaguardia dei documenti.

Per scegliere i sistemi più idonei per la protezione antincendio degli archivi bisogna valutare il livello di conservazione richiesto e dalle specifiche esigenze di ogni caso. Qualche esempio?

  • Sprinkler: si attivano solo quando un rilevatore di incendio ne conferma la necessità. La rete è costituita da ugelli chiusi che si aprono al raggiungimento di 70°C in un archivio.
  • Watermist: prevede l’erogazione di acqua in goccioline e gli ugelli chiusi vengono associati a un sistema di rilevazione per l’allarme per un intervento automatico. Anche questi sistemi si attivano al raggiungimento dei 70°C.
  • Gas Estinguenti: di tipo inerte o chimico, vengono attivati da un impianto di rilevazione d’incendio. Il gas estinguente può essere letale se inalato.
  • Aerosol Condensato: il più moderno dei sistemi e forse il migliore per la protezione antincendio degli archivi. Il sistema di spegnimento avviene attraverso l’utilizzo di appositi Erogatori Antincendio e l’agente estinguente è generalmente formato da Sali di Potassio in forma solida.

La scelta tra questi sistemi dipende dalle prestazioni richieste e necessità di ognuno. È in questo modo che possiamo preservare un archivio (sia la struttura che il patrimonio documentale) efficacemente.

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