L’archiviazione documentale cartacea può sembrare un problema se non viene affrontata con il giusto metodo.
Iniziamo con una premessa: cosa si intende per documenti cartacei? Tutta la documentazione prodotta da un’azienda e che necessita di un’archiviazione ordinata, sia per motivi logistici/organizzativi, sia per adempiere alle normative vigenti in materia di archiviazione documentale.
Una buona organizzazione dei documenti dell’ufficio semplifica notevolmente tutti quei processi nei quali sono necessarie una rapida ricerca e una consultazione efficace di uno specifico documento. Continua a leggere per scoprire regole, tempistiche e modalità dell’archiviazione dei documenti cartacei del tuo ufficio.
Quali sono i documenti aziendali da archiviare?
Di seguito, riportiamo l’elenco dei principali documenti per cui è necessaria l’archiviazione e la relativa tempistica di conservazione obbligatoria per legge:
⦁ Atti notarili: per sempre
⦁ Documenti commerciali in ambito immobiliare: 20 anni
⦁ Scritture contabili,fatture, finanziamenti: 10 anni
⦁ Ricevute pagamenti delle tasse, dichiarazione dei redditi, bollette : 5 anni
⦁ Fatture e parcelle professionali: 3 anni
⦁ Scontrini: 2 anni
Per quanto riguarda la conservazione dei dati aziendali è bene attenersi all’articolo 2220 del Codice Civile (qui il testo completo).
La conservazione dei documenti cartacei
Riguardo la modalità di conservazione dei documenti cartacei contenenti dati sensibili o importanti per l’azienda, è necessario rispettare il decreto legislativo, assicurandosi, però, che i supporti di archiviazione siano dotati di chiusure di sicurezza e che solo personale responsabile del trattamento dei dati possa accedervi.
In caso di controlli o verifiche, il non aver rispettato tali misure può comportare importanti sanzioni e questo comprometterebbe la credibilità dell’azienda stessa.
Ma la logistica non è l’unico problema. Per legge, oltre all’obbligo di garantire integrità ed originalità del documento, bisogna installare sistemi di sorveglianza e sicurezza che preservino l’archivio da incendi, furti e danneggiamenti vari.
L’archiviazione dei documenti cartacei è più facile a dirsi che a farsi. Ecco perché il nostro consiglio è capire in termini sia economici che di risorse aziendali qual è la migliore strada da prendere: farsi carico di questa attività o rivolgersi ad aziende specializzate nell’archiviazione documentale.
Le tempistiche di conservazione dei documenti cartacei
Chi stabilisce quali sono i documenti cartacei che devono essere archiviati e il periodo di conservazione minimo obbligatorio? La legge italiana.
Ricordiamoci che ogni tipologia di documento da archiviare ha tempistiche e modalità di conservazione differenti! Possiamo affermare che, per garantire integrità ed autenticità, il deposito in supporti si estende generalmente da un minimo di 1 anno ad un massimo di 20.
I decreti legislativi che regolamentano queste modalità sono molteplici e differiscono da settore a settore. Ecco i “problemi” sembrano non finire mai e questo può far diventare la conservazione dei documenti cartacei un’operazione complicata e articolata.
Organizzazione dell’archivio cartaceo: corrente, deposito e storico
L’organizzazione di un archivio documentale cartaceo richiede numerosi accorgimenti, sia in ambito logistico che organizzativo. In generale, si dovrebbe organizzare la documentazione cartacea dell’azienda in 3 archivi differenti:
⦁ Archivio corrente
⦁ Archivio di deposito
⦁ Archivio storico
L’archivio corrente comprende tutta la documentazione necessaria al quotidiano svolgimento di un’azienda ed ha caratteristiche ben definite al fine di non ingolfare o rallentare le normali attività lavorative. In questi archivi è necessario che la documentazione depositata abbia regole di catalogazione molto precise, per rendere, appunto, immediata la ricerca e la consultazione nel momento del bisogno. Un consiglio è mantenere in ordine questi documenti in modo da sapere esattamente quali dovranno essere, in futuro, spostati in un archivio di deposito.
Nell’archivio di deposito vanno conservati tutti quei documenti che non hanno più un’utilità quotidiana ma che vanno conservati in base agli obblighi di legge. Rimane comunque fondamentale utilizzare un metodo di catalogazione efficace ed ordinato per consentire agilmente un eventuale controllo a fini giuridici e/o amministrativi.
L’archivio storico non è regolamentato da nessun decreto legislativo: la sua esistenza è a discrezione dell’ azienda al fine di preservare una traccia storico-culturale, sia per uso interno aziendale e/o per eventuali consultazioni esterne.
L’ultimo tassello di tutto questo processo di archiviazione è lo smaltimento della documentazione cartacea per cui non è più obbligatoria l’archiviazione. Smaltire la vecchia documentazione cartacea permette di mantenere i depositi ordinati e “puliti” e ottimizzare il lavoro dei responsabili di queste aree.
Quando affidarsi ad un servizio di archiviazione esterno
Avvalersi di un servizio di archiviazione esterno significa non doversi preoccupare di tutti gli aspetti organizzativi e legislativi legati a questa tematica, liberando, oltre che spazio in azienda, anche la mente e la forza lavoro.
I vantaggi che si possono ottenere da una conservazione e gestione del patrimonio documentale mediante un servizio in outsourcing sono molteplici.
Qualche esempio?
⦁ Recupero degli spazi
⦁ Riduzione dei costi
⦁ Maggior sicurezza
⦁ Ottimizzazione dei tempi
⦁ Rispetto delle normative vigenti
Per qualsiasi informazione in merito ai servizi elencati rivolgiti a noi. In Euroarchivi, con 4.000 mq di deposito di proprietà, siamo in grado di archiviare qualsiasi tipologia di documento: fogli in formato A4, faldoni, disegni in A0/A1, bancali e molto altro. Contattaci per chiarire tutti i tuoi dubbi e saremo lieti di aiutarti a valorizzare il tuo patrimonio documentale.
