La dematerializzazione dei documenti pubblici è un tema di crescente importanza nella modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni (PA).

Questo processo implica il graduale abbandono della carta a favore di file digitali, promuovendo non solo la salvaguardia dell’ambiente, ma anche un notevole miglioramento delle pratiche burocratiche. Infatti, l’evoluzione della Pubblica Amministrazione verso la dematerializzazione dei documenti rappresenta un passo significativo nel panorama della trasformazione digitale. 

La corretta conservazione dei documenti in formato digitale diventa cruciale per garantire l’integrità, l’autenticità e l’accessibilità delle informazioni. A differenza della digitalizzazione, la dematerializzazione va oltre la semplice sostituzione della carta con supporti digitali. Non si limita alla “scomparsa della carta,” ma piuttosto alla trasformazione di documenti cartacei in copie informatiche conformi alle leggi vigenti. Si tratta di un processo che coinvolge l’assorbimento graduale di documenti all’interno di sistemi documentali digitali, mirando a semplificare la gestione documentale. 

La dematerializzazione si configura come un passo fondamentale verso una PA più efficiente e sostenibile. Vediamo come! 

 

Dematerializzazione PA: normativa e linee guida AgID

La normativa è fondamentale per regolare e promuovere la dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione. In Italia, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) svolge un ruolo chiave nello sviluppo di linee guida e regolamenti per garantire un’adeguata transizione verso la dematerializzazione. 

Va sottolineato che la dematerializzazione non si limita alla semplice “scomparsa della carta” in favore del supporto digitale. Il termine va interpretato in senso ampio, indicando il graduale assorbimento di specifici documenti all’interno di sistemi documentali digitali, con l’obiettivo di agevolare la gestione documentale

Le linee guida dell’AgID costituiscono un importante quadro normativo, offrendo chiare indicazioni sulle modalità di implementazione della dematerializzazione. Esse definiscono standard tecnici e protocolli di sicurezza, mirando a garantire la trasparenza e la correttezza dei processi. Questo approccio non solo agevola l’adozione delle tecnologie necessarie, ma favorisce anche l’interoperabilità tra diverse Pubbliche Amministrazioni.

Le linee guida dell’AgID citano la dematerializzazione in vari contesti, tra cui il CAD e il DPR 445/2000, insieme ad altre normative pertinenti come il Codice dei beni culturali. All’interno delle Linee Guida, la dematerializzazione è citata soprattutto in due contesti: il primo come rimando all’articolo 42 del CAD (acronimo di Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni ed è un testo unico che organizza le norme sull’informatizzazione della Pubblica Amministrazione) nella sezione 1.3, e il secondo nella sezione 2.2, dove vengono indicate le modalità per la creazione di copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici.

La dematerializzazione è un processo complesso: incontra diverse criticità che ostacolano la sua attuazione. Da un lato, si riscontra una resistenza al cambiamento e all’innovazione, mentre dall’altro lato il quadro normativo è difficile da interpretare per gli operatori. 

Dematerializzazione dei documenti delle PA e PNRR

Con l’approvazione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), la dematerializzazione dei documenti pubblici ha assunto un ruolo centrale nelle strategie di modernizzazione e innovazione. 

La dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni (PA) rappresenta un fondamentale passo avanti verso processi completamente digitali, anche grazie alle risorse messe a disposizione dal PNRR per investimenti nel digitale. Infatti, il PNRR prevede investimenti significativi per accelerare il processo di digitalizzazione e dematerializzazione delle PA, con l’obiettivo di aumentare l’efficienza e ridurre i costi.

L’obiettivo principale è ridurre la creazione di nuovi documenti cartacei e sostituire quelli esistenti con registrazioni informatiche, eliminando la documentazione non di interesse storico-culturale. Questo investimento può comportare innumerevoli vantaggi, tra cui il risparmio di costi, tempo e risorse, la riduzione dell’impatto ambientale e degli errori associati alla trascrizione manuale dei dati. 

I documenti dematerializzati devono seguire il processo ordinario di gestione documentale, che include l’apposizione di metadati, la registrazione al protocollo e la conservazione. Inoltre, è importante sottolineare che la classificazione dei dati e la fascicolazione sono processi che non solo ottimizzano l’organizzazione interna dell’ente, ma potenzialmente consentono anche un accesso più immediato e trasparente ai dati da parte dei cittadini e delle imprese.

 

Dematerializzazione documenti cartacei: come fare?

La dematerializzazione rappresenta un passo fondamentale verso la modernizzazione e l’efficienza delle Pubbliche Amministrazioni. Grazie alla normativa dell’AgID e al sostegno finanziario del PNRR, l’Italia sta compiendo progressi significativi in questo settore, contribuendo a costruire un futuro digitale più trasparente, sostenibile e efficiente.

La partenza è una preliminare organizzazione meticolosa. Cosa prepara il terreno per una transizione senza intoppi verso la dematerializzazione? Stabilire una chiara ratio per ordinare i documenti in maniera efficiente, basandosi su criteri come la tipologia documentale, la data di validazione, l’anno di competenza, l’ufficio di competenza e il responsabile della creazione e validazione, e condurre un’analisi dettagliata dei processi interni per identificare i documenti critici e valutare i flussi di lavoro. Infine, una volta implementata la dematerializzazione, è importante istituire un sistema di monitoraggio continuo per valutare l’efficacia dei processi e apportare miglioramenti quando necessario, tenendo conto dell’evoluzione delle tecnologie e adattandosi di conseguenza.

Tutto dipende dalle specifiche esigenze di ogni ufficio. Se vuoi raccontarci le tue, non esitare a contattarci.