Digitalizzazione degli archivi: come avviene, a chi rivolgersi

L’avvento del digitale e le relative innovazioni tecnologiche hanno rivoluzionato non solo il modo in cui creiamo e archiviamo i nuovi documenti, ma anche come conserviamo e valorizziamo i materiali storici. La digitalizzazione degli archivi è diventata una necessità per molte aziende perché permette di conservare, gestire e recuperare facilmente i documenti, garantendo al contempo sicurezza e risparmio di spazio.
Tuttavia, la digitalizzazione degli archivi non si limita semplicemente a trasferire documenti da un formato analogico a uno digitale. È un processo ben più ampio e strutturato, che per essere davvero efficace ha bisogno di un’accurata pianificazione preliminare delle attività di gestione, archiviazione e conservazione dei documenti.

In questo articolo scoprirai come la digitalizzazione sta riscrivendo le regole nel settore archivistico, trasformando profondamente la percezione dell’archivio e i metodi con cui viene gestito il patrimonio documentale per le aziende. Troverai risposte pratiche alle domande: cosa sapere, come fare, quali sono i vantaggi e a chi bisogna rivolgersi?

Digitalizzazione dei documenti cartacei: cosa sapere

La digitalizzazione dei documenti cartacei è un processo attraverso il quale i documenti fisici vengono convertiti in formato digitale. Si parla infatti anche di dematerializzazione documentale.
Prima di digitalizzare il tuo archivio aziendale devi sapere che le modalità e le specifiche di questa attività, partendo dalla digitalizzazione del documento fino alla sua conservazione sostitutiva, sono regolate da una specifica normativa.

La conservazione sostitutiva, grazie alla quale la copia digitale acquista lo stesso valore legale dell’originale cartaceo, è regolata dal D.lgs 7 marzo 2005 del CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale. Questo decreto impone delle precise linee guida per garantire la conformità ai documenti originali.
La garanzia di autenticità dei documenti digitalizzati e la loro reperibilità sono effettive solo se la conservazione è stata fatta a norma di legge. La digitalizzazione dell’archivio cartaceo è quindi una fase molto delicata che non si può improvvisare e richiede competenze specifiche.

Come avviene il processo di dematerializzazione documentale

La dematerializzazione per garantire archivi conformi alle normative si basa su due approcci:

  • generare direttamente documenti in formato digitale, evitando l’uso del cartaceo fin dall’inizio;
  • convertire i documenti esistenti in formato digitale.

Il processo di dematerializzazione documentale segue 3 fasi distinte: pre-digitalizzazione, digitalizzazione e post-digitalizzazione.

  1. La fase di pre-digitalizzazione comporta alcune attività fondamentali, come l’analisi dell’archivio cartaceo, per decidere quale materiale digitalizzare sulla base di obiettivi, benefici e rischi. Dopo l’analisi è necessario pianificare le attività in modo dettagliato, capire le metodologie da utilizzare e le risorse necessarie.
    Si passa poi alla protocollazione: si identifica il documento tramite l’assegnazione di un numero univoco, attestando contemporaneamente la data in cui è stato acquisito. La classificazione consente infine di suddividere i documenti in diverse categorie, in base alla natura del documento.
  2. La fase di digitalizzazione vera e propria include la preparazione, la scansione e l’indicizzazione dei documenti. Una volta scansionati, i documenti vengono salvati in un archivio digitale, dove possono essere facilmente ricercati e consultati. Ai documenti acquisiti tramite scansione si appone poi la firma digitale per garantire l’autenticità del documento stesso.
  3. Post-Digitalizzazione: in seguito alla digitalizzazione dell’archivio, non dimenticate di considerare di gestire l’accesso ai documenti – in modo che risulti ordinato, facile e veloce – ed eventuali processi di controllo e manutenzione per garantire l’accessibilità dei file digitali nel tempo.

Tutti i documenti cartacei vanno digitalizzati?

La digitalizzazione dell’archivio cartaceo offre numerosi vantaggi, tra cui:

  • maggiore durata dei documenti
  • riduzione del rischio di smarrimento o corruzione dei documenti
  • riduzione dei costi di gestione e conservazione
  • riduzione degli spazi per l’archiviazione dei documenti
  • ricerca e accesso ai documenti più facile e veloce
  • conservazione più sicura degli archivi di valore storico e culturale

Eppure non tutti i documenti necessitano di essere convertiti dal cartaceo al digitale. È essenziale una valutazione iniziale per verificare quali documenti sono davvero importanti per l’azienda e quindi vanno digitalizzati e quali possono rimanere in formato cartaceo. L’azienda può quindi mantenere tutte e 3 le tipologie di archivio – cartaceo, digitale e ibrido – scegliendo la soluzione più efficace in base alle esigenze.

Oggi la dematerializzazione dei documenti è un trend sempre più netto sia per le aziende che per enti e istituzioni, anche per i numerosi vantaggi che comporta in termini di costi, spazio, gestione e accessibilità. Ma, in ogni caso, è necessario affidarsi a professionisti della gestione documentale, per garantire la conformità alla legge e, soprattutto, trarne tutti i vantaggi possibili.

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