Perché un’azienda dovrebbe dare la gestione dei propri documenti in outsourcing?
L’archiviazione dei documenti cartacei – anche quando non imposta direttamente da obblighi giuridici – è un’attività di fondamentale importanza all’interno di un’azienda. Spesso sottovalutata, è necessaria sia per garantire la completa tracciabilità delle attività aziendali, sia per gestire informazioni importanti di natura fiscale o amministrativa e, non per ultimo, per ripercorrere l’evoluzione dell’azienda nel tempo, conservandone la memoria storica.
L’archiviazione dei documenti cartacei può tuttavia diventare molto problematica, soprattutto se si considerano i costi di stoccaggio e l’organizzazione degli spazi. Inoltre, esistono diverse normative che stabiliscono obblighi di legge in materia di conservazione dei documenti, il che può rendere difficile mantenere il proprio archivio in regola. Per queste ragioni, sempre più aziende scelgono di esternalizzare l’archivio cartaceo, affidandosi a professionisti del settore per la gestione in outsourcing degli archivi documentali.
Vediamo nel dettaglio i 3 motivi per cui dovresti affidarti ad una società che gestisce e archivia i tuoi documenti cartacei aziendali.
1) Rispettare gli obblighi di legge in materia di conservazione
L‘obbligo di conservazione dei documenti cartacei è regolamentato dal Codice Civile. In particolare, L’art. 2220 del Codice Civile stabilisce che l’azienda debba conservare i documenti contabili per un periodo di almeno dieci anni.
Anche il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) – che regolamenta l’archiviazione dei documenti digitali – prevede che i documenti cartacei debbano essere conservati per il tempo necessario a garantirne la tracciabilità, l’integrità e la leggibilità nel tempo.
Esistono poi altre normative specifiche per alcune tipologie di documenti, come ad esempio quelli relativi alla sicurezza sul lavoro, alla protezione dei dati personali o alla gestione del personale, che impongono all’azienda una corretta archiviazione dei dati cartacei.
La mancata osservanza di queste regole di archiviazione può comportare pesanti sanzioni, per cui è indispensabile che l’azienda si doti di un sistema di archiviazione dei documenti.
2) Risolvere i problemi di spazio ed eliminare i costi di stoccaggio
L’archiviazione di grandi quantità di documenti cartacei può comportare problemi di spazio e non tutte le aziende hanno la possibilità di dedicare un magazzino o un deposito per l’archivio cartaceo.
È quindi necessario affidarsi a professionisti che dispongano di tecnologie avanzate per l’archiviazione sicura dei documenti cartacei e che seguano un iter corretto di deposito: i documenti del cliente devono essere sistemati in apposite scatole che vengono fisicamente stoccate negli archivi per la loro conservazione e custodia. In più, per legge, è necessario dotarsi di sistemi di sorveglianza e sicurezza antincendio che preservino l’archivio da incendi, furti e danneggiamenti. Lo stoccaggio dei documenti in outsourcing consente di liberare spazi all’interno dell’azienda e di ridurre i costi di organizzazione e gestione interna degli archivi.
3) Garantire un’efficace catalogazione dei documenti
Esternalizzare l’archivio cartaceo significa anche dotarsi di un adeguato sistema di catalogazione.
La gestione dei documenti cartacei, infatti, può essere molto complicata, soprattutto se non si dispone di un sistema efficace che consenta di accedere facilmente ai documenti richiesti.
Un sistema di gestione dei documenti in outsourcing permette di semplificare tutti i processi di ricerca e consultazione dei documenti aziendali e di poterli reperire e condividere in maniera facile, sicura e controllata.
Trovare un partner strategico per la conservazione e gestione dei propri documenti in outsourcing è per l’azienda un grande vantaggio in termini di: recupero degli spazi, riduzione dei costi, aumento della sicurezza e conformità agli obblighi di legge, ottimizzazione dei tempi.
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