Un archivio ben organizzato è essenziale per qualsiasi società, sia essa una piccola impresa o una grande azienda. Tuttavia, spesso ci troviamo di fronte ad un archivio disorganizzato, con documenti sparsi e difficoltà nel recuperare e tracciare le informazioni necessarie.
Un archivio documentale cartaceo può essere suddiviso in tre categorie principali: archivio corrente, dove sono conservati i documenti più frequentemente consultati in quanto necessari allo svolgimento delle attività quotidiane dell’azienda; archivio di deposito, che contiene i documenti che potrebbero essere richiamati occasionalmente, per eventuali controlli a fini giuridici e/o amministrativi; e, infine, l’archivio storico, che è facoltativo e destinato a quei documenti di valore storico-culturale che l’azienda vuole conservare per un periodo prolungato.
L’archiviazione documentale cartacea non è un’attività facile, ma con il giusto metodo può diventare un processo snello ed efficiente, capace di dare all’azienda diversi vantaggi. In questo articolo, esploreremo alcune strategie fondamentali per riorganizzare efficacemente il tuo archivio aziendale e semplificare la gestione dei documenti.
Riordino, schedatura e inventariazione dell’archivio
La riorganizzazione di un archivio segue una metodologia rigorosa, che possiamo suddividere in 3 fasi: riordino dell’archivio, schedatura e inventariazione dell’archivio.
Il primo passo per riorganizzare un archivio è il riordino dei documenti: solo un archivio ordinato è un archivio fruibile. Effettuare il riordino di un archivio – che si tratti di un archivio corrente, di deposito oppure un archivio storico – significa individuare e ripristinare l’ordine originario dei documenti. Il riordino del materiale documentario avviene prima secondo un ordine logico e poi fisico. Questo implica la classificazione dei documenti in categorie o tipologie specifiche, in base al contenuto o all’argomento. Ad esempio, si potrebbe creare una suddivisione tra documenti finanziari, contratti, corrispondenza aziendale e così via.
Una volta suddivisi e riordinati i documenti, è importante creare un sistema di schedatura coerente. La schedatura è una fase decisamente importante nella gestione di un archivio, perché ci permette di individuare e recuperare i documenti conservati in modo facile e veloce, ogni volta che è necessario.
Per far questo si possono utilizzare diverse logiche di ordinamento, per soggetto produttore del documento, per data, per tipologia, e utilizzando numeri progressivi o codici univoci per ogni documento, in modo da conoscere esattamente la loro collocazione.
Infine, è utile creare un inventario dettagliato di tutti i documenti presenti nell’archivio, contenente note metodologiche e informazioni aggiuntive come la data di creazione, il responsabile o il dipartimento di riferimento. Questo inventario fornirà una panoramica completa dell’archivio e faciliterà ulteriori processi di ricerca e gestione del materiale documentario.
Che cosa è l’esternalizzazione di un archivio?
La sistemazione di un archivio è un intervento solitamente complesso e deve essere progettato con cura, meglio se da personale con specifiche competenze tecniche e professionali.
Per questo motivo, un’opzione semplice e conveniente da considerare se bisogna dover riorganizzare l’archivio aziendale, è l’esternalizzazione dell’archivio documentale. Questo processo coinvolge l’affidamento dei documenti aziendali ad una società specializzata nella gestione e conservazione degli archivi cartacei.
L’esternalizzazione di un archivio può essere particolarmente vantaggiosa per le aziende che non dispongono delle risorse interne necessarie per gestire l’archivio aziendale in modo efficace. Ecco alcuni plus da considerare:
- l’azienda può beneficiare di personale esperto e specializzato nel settore archivistico, garantendo che i documenti siano gestiti correttamente e in conformità con le normative vigenti
- si riduce il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti, grazie a sistemi di sicurezza avanzati e procedure di backup regolari
- consente di migliorare l’efficienza operativa dell’azienda, poiché il personale aziendale non dovrà dedicare tempo e risorse alla gestione dell’archivio, ma potrà concentrarsi su attività più produttive
- aiuta a liberare spazio fisico nella tua azienda e ufficio, liberandoti dalla necessità di conservare voluminosi archivi cartacei
- agevola la gestione e conservazione del materiale documentale e facilita l’accesso alle informazioni, grazie all’archiviazione efficiente dei documenti
Cosa può fare Euroarchivi per te
La riorganizzazione di un archivio è un processo fondamentale per migliorare la gestione dei documenti e l’efficienza aziendale.
Perché affidare ad Euroarchivi il servizio di riordino del tuo Archivio? Perché ci occupiamo di archiviazione dei documenti cartacei aziendali da 25 anni e mettiamo a tua totale disposizione la nostra esperienza e il nostro personale qualificato.
Studiamo e concordiamo con te la soluzione migliore e personalizzata per la gestione e sistemazione del tuo archivio, riorganizzandolo direttamente presso la tua sede in modo intelligente e pratico.
Ti garantiamo non solo non solo il censimento dettagliato del tuo archivio e una sua corretta sistemazione attraverso il riordino, la schedatura e la creazione di un inventario dettagliato, ma anche una serie di attività collaterali spesso di non facile gestione, come la progettazione degli spazi, la selezione e l’eventuale smaltimento della vecchia documentazione, il trasloco dell’archivio.
Insomma, con Euroarchivi puoi avere una consulenza archivistica completa, per conservare a norma e valorizzare al massimo il tuo patrimonio documentale.
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