Nell’era della digitalizzazione e della gestione elettronica dei documenti, potrebbe sembrare che l’archiviazione cartacea sia un retaggio del passato. Tuttavia, molti settori e organizzazioni continuano a dipendere fortemente dai documenti cartacei per ragioni legali, storiche o operative. 

In questo articolo ti offriamo una panoramica chiara e dettagliata su come ottimizzare la gestione dei tuoi documenti cartacei. La gestione efficace di un archivio cartaceo non è solo una questione di spazio: incide direttamente sull’efficienza operativa, sulla sicurezza dei documenti e sulla rapidità di accesso alle informazioni.

Non si tratta soltanto di organizzare fisicamente i documenti, ma di adottare un approccio sistemico che consideri la tipologia dei documenti, la frequenza di utilizzo e le necessità di conservazione a lungo termine. Attraverso consigli pratici e strategie collaudate, esploreremo come trasformare l’archivio cartaceo da semplice deposito di carta a risorsa dinamica e funzionale, in grado di supportare efficacemente le attività della tua impresa. 

L’obiettivo è quello di rendere l’archivio più che un semplice spazio di conservazione: un vero e proprio strumento di lavoro che contribuisce all’efficienza e alla produttività aziendale.

 

1) Conoscere le tipologie di archivi

Per una gestione efficace di un archivio è fondamentale capire che non tutti i documenti sono uguali né possono essere archiviati allo stesso modo

Gli archivi possono essere classificati principalmente in tre categorie: corrente, di deposito e storico, ognuna con specifiche caratteristiche e funzioni e adatta a fasi diverse del ciclo di vita documentale.

  • Archivio Corrente: questo tipo di archivio contiene documenti attivamente usati nell’ambito delle operazioni quotidiane di un’azienda o ente. Tali documenti devono essere frequentemente accessibili per la gestione corrente delle attività e includono, per esempio, corrispondenza in corso, documenti di contratti attivi e fatture recenti. 
  • Archivio di Deposito: dopo che i documenti non sono più necessari per le operazioni quotidiane ma devono essere conservati per obblighi legali o per riferimenti futuri, vengono trasferiti all’archivio di deposito. Questi documenti hanno una frequenza di accesso minore rispetto a quelli dell’archivio corrente e sono conservati per un periodo ben definito (o dalle normative vigenti oppure dalle politiche interne dell’azienda).
  • Archivio Storico: contiene documenti che hanno acquisito un valore storico o culturale e sono destinati alla conservazione permanente. Questi documenti sono importanti per la ricerca storica o per preservare la memoria istituzionale e includono materiale come atti fondativi dell’ente, documenti di rilevanza storica o legale e registri storici.

Ogni categoria di archivio ha requisiti specifici di gestione e conservazione. L’implementazione corretta di queste tipologie di archivi facilita una gestione documentale efficace garantendo che i documenti siano conservati in modo sicuro e nel rispetto delle normative, nonché siano facilmente accessibili quando necessario. 

 

2) Avere il materiale indispensabile per l’archiviazione

Per un’archiviazione efficace, è importante avere gli strumenti giusti. Gli accessori e le forniture di archiviazione non solo proteggono i documenti da danni fisici, ma facilitano anche la loro organizzazione e il recupero.

Si possono utilizzare cartelle, buste trasparenti, etichette, raccoglitori, faldoni. Ogni materiale ha una funzione specifica:

  • Buste trasparenti: le buste in plastica trasparente proteggono i documenti da polvere, umidità e usura quotidiana, garantendo al contempo la visibilità del contenuto senza necessità di estrarre i documenti per la consultazione.
  • Etichette e Separatori: l’uso di etichette e separatori aiuta a dividere un archivio in sezioni facilmente navigabili, permettendo un rapido accesso ai documenti senza impattare sull’ordine generale dell’archivio.
  • Scatole per archivio: per i documenti meno utilizzati ma che devono essere ben conservati, le scatole per archivio offrono un’ottima soluzione; sono compatte e impilabili e possono essere facilmente sistemate in spazi dedicati, come magazzini o stanze di archiviazione.
  • Sistemi di archiviazione personalizzati: a seconda delle specifiche esigenze dell’ente o dell’azienda, potrebbe essere necessario investire in soluzioni di archiviazione personalizzate, come scaffalature su misura o sistemi di archiviazione mobile, che massimizzano l’uso dello spazio disponibile mantenendo i documenti ben protetti e accessibili.

Investire in materiali di qualità e soluzioni di archiviazione adeguate è fondamentale per proteggere e gestire efficacemente l’archivio nel tempo, garantendo che i documenti rimangano in condizioni ottimali e siano facilmente reperibili quando necessario.

 

3) Scarta quello che non serve

Il processo di scarto dei documenti è cruciale per mantenere l’efficienza e l’organizzazione all’interno di un archivio. 

Implementare una strategia regolare per lo scarto dei documenti non solo ottimizza la gestione dell’archivio, rendendolo più accessibile e funzionale, ma garantisce anche la conformità con le leggi sulla conservazione dei documenti e sulla privacy e GDPR.

Anzitutto è utile stabilire criteri chiari su cosa mantenere e cosa eliminare, basandosi sia sugli obblighi legali di conservazione che sulla rilevanza del documento per l’azienda. Prima di procedere allo scarto, è quindi essenziale valutare ogni documento per determinarne l’importanza e la necessità di conservazione. 

Per semplificare questa valutazione è possibile utilizzare un massimario di scarto, un documento che specifica i tempi minimi di conservazione dei documenti in base alle normative vigenti e alle politiche interne. Questo strumento aiuta a decidere quali documenti possono essere eliminati e quali devono invece essere conservati per scopi legali o storici​.

Quando si procede allo scarto, è necessario fare attenzione in particolare ai documenti cartacei sensibili. In questo caso è consigliabile utilizzare servizi professionali di distruzione, per garantire che i documenti vengano distrutti in modo sicuro e conforme alle normative sulla privacy, rendendo i dati completamente irrecuperabili​.

Anche i documenti digitali obsoleti richiedono attenzione. È importante seguire le linee guida specifiche per la distruzione dei dati digitali, assicurando che siano eliminati in modo sicuro e definitivo, in conformità con le leggi sulla protezione dei dati​.

 

4) Adotta una tecnica di archiviazione

La scelta di una tecnica di archiviazione adeguata è fondamentale per garantire non solo l’efficienza operativa, ma la compliance e la sicurezza delle informazioni gestite, fondamentali in un’era dove la protezione dei dati è sempre più al centro dell’attenzione. 

Le tecniche più comuni di archiviazione sono quelle numerica e alfabetica. L’ordine numerico si basa sull’assegnazione di un numero sequenziale ai documenti, facilitando l’automazione e la ricerca digitale. L’archiviazione alfabetica, invece, organizza i documenti in base al nome del soggetto o ad altre chiavi alfabetiche.

Un altro metodo efficace, specialmente per documenti come fatture o contratti, è l’archiviazione cronologica. Questo metodo organizza i documenti in ordine di data, facilitando il ritrovamento di documenti sulla base di quando sono stati creati o ricevuti.

In alcuni casi potrebbe essere utile l‘adozione di un software di gestione documentale (DMS). Questi sistemi non solo permettono una categorizzazione multidimensionale (per data, tipo, settore, ecc.), ma offrono anche funzionalità avanzate come la ricerca full-text e la sicurezza dei dati​.

La tecnica adottata deve rispecchiare le necessità operative dell’organizzazione, consentendo un facile accesso ai documenti e una loro gestione sistematica.

Indipendentemente dalla tecnica scelta, è essenziale che questa sia coerente all’interno dell’impresa. La standardizzazione del metodo di archiviazione aiuta a minimizzare errori e confusione, permettendo a tutti gli utenti di ritrovare facilmente e velocemente i documenti necessari. La formazione del personale su queste procedure è altrettanto cruciale, perché assicura che ogni membro del team comprenda e adotti le pratiche stabilite per la gestione dell’archivio.

 

5) Libera spazio in ufficio e scegli un magazzino esterno

Trasferire parte dell’archivio cartaceo in un magazzino esterno è una strategia efficace per liberare spazio prezioso negli uffici; ideale soprattutto se devi gestire grandi volumi di documentazione cartacea che non sono necessari nell’uso quotidiano ma che devono comunque essere conservati per ragioni legali, fiscali o storiche.

Ecco alcuni vantaggi da considerare: 

  • Miglioramento dell’efficienza: ridurre l’ingombro negli spazi di lavoro non solo aiuta a creare un ambiente più ordinato e stimolante per i dipendenti, ma facilita anche la gestione dei documenti correnti, riducendo il tempo speso nella ricerca di file e documenti.
  • Sicurezza dei documenti: i magazzini esterni offrono livelli di sicurezza che non sono disponibili in molti uffici tradizionali, come sistemi antincendio avanzati, sicurezza fisica e controllo climatico; aumentano quindi il livello di protezione dei documenti da danni accidentali o intenzionali.
  • Riduzione dei costi: anche se può sembrare un investimento, utilizzare un magazzino esterno può risultare più economico rispetto al mantenimento di uno spazio ufficio più grande per lo stoccaggio dei documenti. Inoltre, è possibile usufruire di servizi flessibili a seconda delle esigenze di archiviazione, in modo che l’azienda debba pagare solo per lo spazio che effettivamente utilizza. 
  • Accesso controllato e gestione professionale: il servizio di magazzino esterno può includere altri servizi utili per la gestione documentale come catalogazione, indicizzazione oppure la digitalizzazione su richiesta, garantendo che i documenti siano facilmente accessibili nonostante la loro ubicazione off-site.