Nonostante sia trascorso un po’ di tempo dall’entrata in vigore del GDPR, i cambiamenti che ha portato continuano a creare qualche problema, sia nel settore pubblico che in quello privato. 

È fondamentale comprendere che la tutela dei dati personali non può essere considerata un’opzione, ma piuttosto un valore essenziale.

Ma facciamo un passo indietro. Di cosa stiamo parlando? GDPR sta per General Data Protection Regulation ed è il Regolamento Ue 2016/679 introdotto (e applicabile in tutti gli Stati membri dell’Unione europea dal 25 maggio 2018) per affrontare le crescenti preoccupazioni riguardo alla protezione dei dati personali nella nostra era digitale sempre più pervasiva

Il suo obiettivo è quello di garantire maggiore certezza giuridica e semplificare le normative esistenti in materia di protezione dei dati: le sue disposizioni hanno avuto un impatto significativo su una vasta gamma di settori, inclusa la gestione degli archivi. In questo articolo, esamineremo gli elementi fondamentali da conoscere per adeguarsi a questa normativa.

 

Cosa dice il GDPR

Dal 25 maggio 2018, le regole dell’Unione Europea per proteggere i dati sono cambiate con l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Il GDPR riguarda tutte le aziende e va oltre la mera sicurezza dei dati digitali; coinvolge anche la protezione, la conservazione e lo smaltimento dei documenti riservati. È fondamentale considerare attentamente tutti questi aspetti.

Le normative dell’UE sulla protezione dei dati hanno sempre richiesto alle aziende di proteggere i dati personali da utilizzi non autorizzati, illegali, nonché da perdite, distruzioni o danni, inclusi quelli su supporto cartaceo. Tuttavia, il GDPR introduce ulteriori elementi, come nuovi diritti per gli individui riguardo all’uso e alla conservazione dei propri dati personali, più elevati standard di sicurezza, nuove procedure per segnalare violazioni e nuovi requisiti per dimostrare la conformità alle normative.

È essenziale gestire i documenti in modo che siano facilmente rintracciabili e identificabili, se necessario. I documenti sensibili devono essere conservati in armadietti chiusi a chiave, con accesso limitato a personale autorizzato all’interno dell’azienda. Inoltre, è importante creare e mantenere un sistema efficiente di gestione documentale seguendo pratiche consigliate.

In base al GDPR, per chiunque abbia i propri dati personali detenuti da un’organizzazione ci sono nuovi diritti legali, come il diritto all’oblio, alla portabilità dei dati e il diritto di opporsi al loro utilizzo.

 

Gestire un archivio in conformità con GDPR

Gestire un archivio in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) rappresenta un compito di notevole complessità. 

Per fornire indicazioni preziose e una best practice esaustiva su come affrontare al meglio questa responsabilità, il Gruppo Europeo degli Archivi (European Archives Group) ha elaborato le “Linee guida sull’applicazione del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali negli archivi” (Guidance on data protection for archive services).

Il documento è indirizzato a organizzazioni archivistiche pubbliche e private, nonché a istituti di conservazione come musei, fondazioni e biblioteche. Queste linee guida sono state concepite specificamente per trattare il tema del trattamento dei dati personali presenti nei complessi documentari conservati negli archivi. Ricordiamoci che prima dell’introduzione di questo documento, non esisteva alcuna direttiva specifica sul trattamento dei dati conservati negli archivi.

È importante sottolineare che il GDPR non fa distinzioni tra documenti cartacei e documenti digitali, sottolineando così l’importanza di applicare queste linee guida indipendentemente dal supporto fisico dei dati.

Per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati presenti nei documenti cartacei, si può:

  • Assicurare la disponibilità di ambienti sufficientemente spaziosi per contenere l’intera documentazione da conservare.
  • Implementare misure di sicurezza fisiche efficaci che impediscano l’accesso non autorizzato alle informazioni sensibili.
  • Adottare l’uso di codici alfabetici, numerici o alfanumerici, per identificare i soggetti coinvolti, garantendo al contempo l’anonimato dei dati.

Se l’implementazione di queste (e altre) misure all’interno dell’organizzazione risulta problematica, sia per questioni di spazio che di competenze, esiste una soluzione pratica che può essere adottata: la gestione in outsourcing degli archivi cartacei.

 

Affidare in outsourcing l’archiviazione documentale

L’archiviazione dei documenti cartacei riveste un ruolo cruciale all’interno delle aziende: spesso trascurata, è essenziale per garantire la completa tracciabilità delle attività aziendali, gestire informazioni rilevanti di natura fiscale o amministrativa e preservare la memoria storica dell’evoluzione aziendale nel tempo. Spazio, rischio di incendio e corretta conservazione sono le sfide principali nell’ambito dell’archiviazione dei documenti cartacei.

Affidare l’archivio in outsourcing offre l’opportunità di delegare la gestione dell’archivio a fornitori specializzati, che hanno le risorse e le competenze necessarie per garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati, come la GDPR. Questa modalità costituisce un’alternativa efficiente e affidabile per affrontare le sfide legate alla gestione degli archivi, permettendo alle organizzazioni di concentrarsi sulle loro attività principali senza compromettere la sicurezza per la privacy

Ma perché un’azienda dovrebbe considerare l’outsourcing della gestione dei documenti? L’obiettivo è quello di aggiungere valore ai processi aziendali, consentendo risparmi significativi sia in termini economici che di risorse umane. Per Euroarchivi, l’analisi, lo studio e la proposizione di soluzioni idonee sono fondamentali. Una volta stabilito il rapporto con il cliente, la collaborazione si basa su un costante dialogo per monitorare regolarmente la qualità del servizio fornito.

Vantiamo un’esperienza ventennale nell’archiviazione dei documenti cartacei aziendali e mettiamo a disposizione la nostra competenza e il nostro personale qualificato. Studiamo e concordiamo con te la soluzione migliore per la gestione e la sistemazione dei tuoi documenti. Ti garantiamo non solo un censimento dettagliato del tuo archivio e una corretta sistemazione attraverso il riordino, la schedatura e la creazione di un inventario dettagliato, ma anche una serie di attività collaterali spesso complesse, come la progettazione degli spazi, la selezione e lo smaltimento della vecchia documentazione o il trasloco dell’archivio. Con Euroarchivi, puoi ottenere una consulenza archivistica completa per conservare in conformità e valorizzare al massimo il tuo patrimonio documentale.