Conservazione sostitutiva e gestione archivio cartaceo: facciamo chiarezza
La conservazione dei documenti, che siano su supporto cartaceo o in formato digitale, è un’attività non banale di cui le aziende sono chiamate a farsi carico, non solo per rendere testimonianza delle proprie attività ma anche per onere di conformità alla legge vigente.
La conservazione sostitutiva è ancora poco chiara, spesso assimilata ad espressioni come archiviazione sostitutiva e conservazione digitale, che in realtà presentano significati diversi. In questo articolo, faremo chiarezza su questi concetti sempre più comuni, evidenziando le differenze tra i modi di conservazioni e le implicazioni legali. Scopriremo anche come un partner in outsourcing esperto nella gestione documentale può aiutarti nella conservazione sostitutiva dei tuoi documenti aziendali.
La conservazione dei documenti: cosa dice la normativa
La conservazione sostitutiva dei documenti è un processo che permette ai documenti dematerializzati di acquisire validità legale. Si riferisce quindi al processo di conversione dei documenti cartacei in formato digitale, in modo che possano essere conservati elettronicamente.
Questo non significa semplicemente digitalizzare un documento, ma assicurarsi che la sua versione elettronica sia conforme alla normativa.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che la conservazione sostitutiva dei documenti deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
L’azienda deve quindi necessariamente seguire delle procedure precise per garantire che la conservazione elettronica sia legalmente valida. È essenziale sapere quali documenti devono essere sottoposti a conservazione sostitutiva obbligatoria e qual è il processo per una conservazione sostitutiva eseguita nel modo corretto.
Come funziona la conservazione sostitutiva
Per soddisfare i requisiti richiesti dalla normativa, la conservazione sostitutiva dei documenti segue un processo strutturato in tre fasi: versamento, archiviazione e distribuzione. Ogni fase richiede l’intervento di una figura chiave, il Responsabile della Conservazione, che può essere interno all’azienda o esterno, in outsourcing.
Il processo di conservazione sostitutiva inizia con il versamento, il momento in cui i documenti digitalizzati vengono affidati al responsabile preposto alla loro custodia, in forma di “pacchetto di versamento”. Il responsabile della conservazione si incarica di esaminare il pacchetto di documenti per assicurarsi che rispetti tutti i criteri tecnici e normativi richiesti per la sua conservazione. Se il pacchetto supera il controllo senza problemi, il responsabile emette una conferma di ricezione, attestando l’ingresso del pacchetto nel sistema di conservazione.
Successivamente, si procede con l’effettiva conservazione sostitutiva, che si concretizza nella creazione di un “pacchetto di archiviazione“, marcato con una firma digitale e una data certificata.
L’ultimo step è la distribuzione: su richiesta, si genera un nuovo pacchetto per soddisfare specifiche esigenze, come la necessità di accedere o presentare un documento precedentemente archiviato. Questo pacchetto è anch’esso firmato dal responsabile, garantendo così la continuità della validità legale del documento.
Le caratteristiche principali di un documento digitale con valenza legale sono l’autenticità, la sicurezza, la validità nel tempo e l’opponibilità a terzi.
È importante sapere che per quanto riguarda la conservazione legale dei documenti, non basta solo digitalizzare, ma è necessario anche conservare digitalmente tutti i documenti relativi all’attività aziendale. Esistono infatti documenti senza valenza legale e quindi non giuridicamente vincolanti per l’impresa; mentre i documenti con valenza legale – come ad esempio fatture, documenti fiscali, documenti contabili e contratti – hanno l’obbligo di essere conservati secondo le regole del processo.
La conservazione sostitutiva dei documenti cartacei è quindi un processo elaborato, che richiede attenzione e conformità alle normative vigenti, perché solo così si potrà garantire che la versione digitale abbia lo stesso valore legale dell’originale cartaceo.
Conservazione sostitutiva, digitale e archivio cartaceo: facciamo chiarezza
Il processo di conservazione sostitutiva è spesso confuso con la semplice conservazione digitale o con l’archiviazione, ma si tratta di pratiche molto diverse.
In un mondo sempre più digitalizzato, il concetto di conservazione sostitutiva sta diventando obsoleto e si parla più spesso di conservazione digitale.
Per conservazione digitale s’intendono tutti quei processi volti ad archiviare e conservare un documento informatico, sia esso nato in formato digitale sia esso trasformato da cartaceo a digitale. L’archiviazione digitale è un metodo efficace che riduce o elimina la necessità di archivi cartacei. È quindi cruciale per valorizzare ogni documento elettronico e per garantire la sicurezza e l’ottimizzazione delle operazioni aziendali, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione.
Grazie alla conservazione sostitutiva e più in generale alla digitalizzazione dei documenti, si ottiene un’organizzazione dei documenti più efficiente, che garantisce una significativa diminuzione sia dei tempi necessari per le ispezioni sia dei costi associati alla gestione degli archivi cartacei.
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Esternalizzare il servizio di archiviazione non solo ti tutela da eventuali mancanze di conformità alla norma, ma consente anche di abbattere notevolmente i tempi e i costi che dovresti affrontare per creare un’unità interna all’azienda e individuare collaboratori dedicati a questi oneri.
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