Ogni giorno enti pubblici, uffici privati e aziende affrontano la sfida dello smaltimento dei documenti cartacei. Sanno che una corretta gestione dei documenti cartacei è cruciale per la sicurezza e la privacy delle informazioni: per questo motivo, un archivio ben organizzato è indispensabile! L’organizzazione agevola la ricerca e consultazione dei documenti in ufficio, ma spesso si incontra disorganizzazione e difficoltà nel recupero delle informazioni.

Molte aziende optano per l’outsourcing dell’archiviazione cartacea per ridurre costi di stoccaggio e rispettare normative legali e, per questi motivi, si affidano a noi: Euroarchivi infatti ti aiuta a mantenere la tracciabilità delle attività, gestire informazioni fiscali e/o amministrative e preservare così la memoria storica della tua azienda. Vediamo nel dettaglio tre problemi che può portare un archivio cartaceo e quale può essere una soluzione.

1) Lo spazio

In un contesto in cui la quantità di documenti da gestire continua a crescere in maniera significativa, sia nel contesto della pubblica amministrazione che in quello del settore privato, la necessità di disporre di spazi adeguati diventa pressante. La creazione di uno spazio idoneo alla conservazione dei documenti, capace di far fronte all’incremento costante delle necessità e di evitare il rischio di saturazione a breve termine, richiede un impegno continuo e investimenti considerevoli. È innegabile che nessuna organizzazione possa vantare aree illimitate da dedicare alla conservazione documentale.

È necessario assicurarsi che i supporti di archiviazione siano dotati di chiusure di sicurezza e che l’accesso sia consentito solo al personale responsabile del trattamento dei dati. L’omissione di tali misure di sicurezza può comportare conseguenze significative in caso di controlli o verifiche.
Si possono adottare tecnologie innovative che sfruttano sistemi avanzati di archiviazione o soluzioni di design più tradizionali, come optare per scaffali in legno o metallo, che hanno dimostrato nel tempo la loro validità.

Un’alternativa valida può essere ricorrere all’outsourcing dello stoccaggio dei documenti: si tratta di una scelta vantaggiosa perché permette di liberare spazio all’interno dell’azienda e ridurre i costi legati all’organizzazione e alla gestione interna degli archivi.

2) La sicurezza antincendio

Gli scaffali carichi di carta costituiscono un ambiente potenzialmente pericoloso e a rischio di incendio. Come valutare questo rischio? Con il concetto di “carico d’incendio”, ovvero il potenziale termico netto dei materiali infiammabili presenti all’interno di uno spazio. Questo parametro riflette la quantità di calore che potrebbe essere generato da una completa combustione dei materiali, rapportata alle dimensioni dell’ambiente stesso.

Se parliamo di archivio cartaceo, allora il carico d’incendio è significativo. Dobbiamo, in caso di incendio, garantire la sicurezza per gli operatori, evitare il crollo degli scaffali e delle strutture architettoniche e preservare l’integrità della maggior parte, se non di tutti, i documenti conservati.
La sicurezza costituisce una priorità assoluta e, grazie agli sviluppi tecnologici, è oggi possibile realizzare archivi completamente ignifughi: questi innovativi scaffali sono in grado di resistere al fuoco per lunghi periodi, fungendo da affidabile barriera per preservare il materiale conservato.

3) La conservazione dei documenti

Partiamo da una domanda, a tratti anche un po’ banale. Cosa è un archivio? È l’insieme completo di scritti e altri documenti destinati alla conservazione permanente.

L’obiettivo di un archivio deriva dalla necessità di preservare i documenti e garantirne l’accessibilità. Infatti, gli operatori devono essere in grado di consultare e catalogare i documenti in tempi brevi.

La conservazione dei documenti richiede un accurato piano riguardante gli spazi fisici e le tecniche necessarie per l’archiviazione e un’efficienza tale da preservare l’integrità dei documenti, specialmente quando rivestono un valore legale o storico. Numerosi fattori esterni, come ad esempio umidità, luce, polvere, aria e/o batteri, possono influenzare la qualità della conservazione dei documenti cartacei e possono causare, se esposti per molto tempo, danni irreparabili. Ad esempio, si può optare per la progettazione di ambienti sigillati con sistemi di archiviazione sottoposti a decompressione e sanificazione costante.

L’ottimizzazione degli archivi documentali per la conservazione dei documenti deve, inoltre, rispettare le norme, stabilendo limiti sulla quantità di carta archiviabile per metro quadrato di spazio.

La soluzione: l’archivio in outsourcing

Come abbiamo visto, anche quando non richiesta direttamente da obblighi giuridici, l’archiviazione dei documenti cartacei riveste un ruolo fondamentale all’interno delle aziende: spesso sottostimata, è cruciale per garantire la completa tracciabilità delle attività aziendali, gestire informazioni rilevanti di natura fiscale o amministrativa e/o preservare la memoria storica dell’evoluzione aziendale nel tempo. Spazio, rischio incendio e corretta conservazione: queste sono le sfide da affrontare quando si parla di archiviazione dei documenti cartacei!
Inoltre, anche le normative che disciplinano la conservazione dei documenti possono rendere complesso il mantenimento dell’archivio in conformità. Per questo motivo, un numero crescente di aziende opta per esternalizzare la gestione dei loro archivi cartacei, affidandosi a professionisti specializzati per l’outsourcing degli archivi documentali.

Ma perché un’azienda dovrebbe considerare l’outsourcing della gestione dei documenti? L’esternalizzazione di un archivio, o outsourcing, comporta la delega a terzi l’organizzazione dell’archivio documentale al fine di migliorarne la gestione e la qualità complessiva. L’obiettivo dell’outsourcer è aggiungere valore ai processi aziendali, consentendo risparmi significativi sia in termini economici che di risorse umane. Per noi di Euroarchivi, l’analisi, lo studio e la proposizione di soluzioni idonee costituiscono una parte vitale nella fase progettuale, che rappresenta una fase chiave nell’implementazione di un progetto di outsourcing e di esternalizzazione dell’archivio documentale di un’azienda o un ente pubblico. Una volta stabilito il legame con il committente, la collaborazione si basa su un costante dialogo tra le parti per monitorare regolarmente la qualità del servizio fornito.

Stai pensando a un servizio per esternalizzare la gestione dell’archivio della tua azienda? Potremmo essere il partner strategico che fa al caso tuo. Contattaci per organizzare un incontro!