La gestione accurata della documentazione sanitaria costituisce un pilastro fondamentale per tutti i settori, sia che si tratti di aziende private o pubbliche.

 La documentazione medica è di natura strettamente personale e può essere consultata esclusivamente dal suo titolare e dai medici autorizzati. La presenza di varie norme e decreti specifici per la documentazione sanitaria e le cartelle cliniche sottolinea l’importanza di gestire in modo efficace la conservazione dei documenti medici, implementando in questo modo tutti gli strumenti necessari per garantire una tutela completa.

La normativa che disciplina la conservazione di tali documenti è dettagliata e imposta sanzioni significative per eventuali violazioni, rendendo essenziale l’implementazione di strumenti adeguati per garantire la conformità normativa e la tutela dei dati sensibili. Ciò suscita naturalmente diverse domande: quale normativa stabilisce la durata e le modalità di conservazione di tali documenti? Come e per quanto tempo bisogna conservare i documenti sanitari? Le stesse regole valgono anche per la Pubblica Amministrazione? 

In questo articolo, cerchiamo di dare risposte chiare (e spiegare eventuali eccezioni),  all’annoso tema dell’archiviazione della documentazione sanitaria. Continuate a leggere.

Conservazione documentazione sanitaria: le normative di riferimento

La corretta conservazione della documentazione sanitaria rappresenta un pilastro fondamentale per garantire la certezza del diritto e preservare una ricca fonte di informazioni storico-sanitarie. 

La normativa italiana, in particolare la circolare emanata dal Ministero della Sanità il 19 dicembre 1986 (n.900 2/AG454/260), svolge un ruolo chiave in questo contesto. La circolare stabilisce inequivocabilmente che le cartelle cliniche e i relativi referti devono essere conservati in modo illimitato, in quanto costituiscono atti ufficiali essenziali per garantire la certezza del diritto e rappresentano una risorsa di inestimabile valore per ricerche di carattere storico-sanitario. Nel dettaglio, la circolare delinea la distinzione tra documenti ufficiali e non, affermando che le radiografie, pur non avendo carattere di atti ufficiali, devono comunque essere conservate per un periodo minimo di venti anni. Questo orientamento si estende anche ad altri documenti diagnostici, che seguono la stessa regola di conservazione temporale.

Oltre alla circolare del 1986, altre due normative risultano cruciali nel definire le tempistiche di conservazione della documentazione sanitaria. L’articolo 5 del decreto ministeriale del 18 febbraio 1982 impone la conservazione per almeno cinque anni della documentazione emersa dalle visite di accertamento necessarie per l’attività sportiva agonistica. 

Nel frattempo, l’articolo 4 del decreto ministeriale del 14 febbraio 1997 stabilisce le condizioni di conservazione e l’accessibilità ai pazienti dei documenti radiologici, imponendo un periodo minimo di conservazione di dieci anni.

Documentazione sanitaria e rispetto della privacy

Da sottolineare è anche il rispetto delle norme di garanzia della privacy e protezione dei dati, in virtù della natura strettamente personale della documentazione sanitaria.

Il General Data Protection Regulation (GDPR) rappresenta uno degli strumenti chiave in questo contesto, assicurando un trattamento sicuro e conforme alle leggi vigenti dei dati sensibili dei pazienti. La corretta applicazione di queste normative costituisce, pertanto, un elemento cruciale per garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza della documentazione sanitaria nel contesto normativo italiano.

Documentazione sanitaria: modalità e tempistiche di conservazione

La Direzione generale per gli archivi ha sviluppato un prontuario di selezione per gli archivi delle aziende sanitarie locali e ospedaliere. Queste linee guida identificano le varie tipologie documentali presenti nelle aziende sanitarie pubbliche, specificando i tempi di conservazione per ciascuna.

Il prontuario chiarisce quali documenti conservare e per quanto tempo, seguendo la normativa nazionale e i pareri tecnici. 

Per quanto tempo conservare i documenti sanitari? 

  • 10 anni: fatture, documenti di assistenza diretta e indiretta, estratti conto, campioni, movimenti di cassa, idoneità, consulenze. 
  • 20 anni: pratiche della commissione medica locale in materia di patenti speciali, esami del sangue (registrazioni determinazione emogruppo, anticorpi irregolari, reazioni trasfusionali, prove di compatibilità)
  • 30 anni: attività produttive, liquidazione, decreti e ordinanze.
  • Fino a cessazione dell’attività: denunce riguardanti gli alveari, ambulatori, case di cura, laboratori analisi, certificati di garanzia di apparecchiature e attrezzature, depositi di presìdi sanitari, attestati di durabilità.
  • Tempo illimitato: accertamenti sanitari su lavoratori, analisi di campioni in laboratorio, verbali dei collaudi di apparecchiature e attrezzature, assicurazioni, attività del personale, bilanci, cartelle cliniche di ospedali pubblici e privati, registri, consenso al trattamento dei dati personali, esami di laboratorio, gare, referti e radiografie.

Grazie al prontuario, le aziende sanitarie pubbliche possono effettuare con successo le operazioni di scarto d’archivio, concentrandosi sulla conservazione della documentazione essenziale e garantendo una gestione efficiente dell’archivio.

Archivio cartelle cliniche: perché rivolgersi ad un servizio di outsourcing

Per la gestione delle cartelle cliniche, ci si può avvalere di tre alternative.

La prima consiste nella conservazione fisica in un archivio dedicato, il quale richiede, però, sistemi di classificazione, contenitori protettivi, spazi organizzati, misure di sicurezza e personale qualificato.

In accordo con la circolare ministeriale del 19 dicembre 1986, la microfilmatura permette di utilizzare spazi minimi e supporti accessibili con facilità. In cosa consiste? È la fotografia in microfilm della singola cartella clinica, che viene così conservata a lungo senza occupare troppo spazio. 

Come terza opzione, la conservazione digitale dei documenti sanitari e delle cartelle cliniche permette di reperire tali documenti in fascicoli informatici con metadati nel medio e lungo termine, assicurando accessibilità, utilizzabilità e autenticità, senza aver bisogno di grandi spazi fisici.

Euroarchivi ti offre servizi su misura per soddisfare tutte le esigenze di gestione e conservazione dei documenti sanitari. Quando lo spazio per conservare documenti cartacei è limitato o sorgono dubbi sulla corretta conservazione, una soluzione affidabile è l’archiviazione esterna tramite un partner certificato. I benefici di questa pratica includono l’ottimizzazione dello spazio, un accesso rapido e agevole ai documenti in ambienti sicuri, un processo di archiviazione semplificato, sicurezza e protezione garantite per prevenire accessi non autorizzati o perdite di dati, oltre alla conformità alle normative sulla privacy, come il GDPR.