Nel contesto aziendale odierno, caratterizzato da un incessante flusso di informazioni, la gestione degli archivi cartacei correnti è un’azione essenziale. Se da un lato la digitalizzazione offre nuove opportunità di organizzazione e conservazione dei documenti, dall’altro, la gestione efficace degli archivi cartacei rimane un pilastro fondamentale per molte realtà.

Si pensi a quelle documentazioni che per legge o per necessità aziendale devono essere mantenute in formato fisico. La gestione dell’archivio documentale diventa ancora più critica quando abbiamo a che fare con gli archivi cartacei correnti, che rappresentano il flusso di lavoro quotidiano di un’azienda e, come tali, richiedono un’organizzazione che ne faciliti l’utilizzo e la consultazione

In questo articolo esploriamo le normative, i requisiti e i metodi di archiviazione a disposizione per le aziende, per darti le informazioni più recenti e dettagliate su come affrontare al meglio la gestione del tuo archivio cartaceo.

 

Come si definisce, per legge, un archivio cartaceo?

L’archivio cartaceo, così come definito dalle normative italiane, costituisce un insieme ordinato e conservato di documenti generati o ricevuti da un’entità nel corso delle sue attività. Tali documenti sono soggetti a specifiche normative volte alla loro conservazione e fruizione: ad esempio la legge sui beni culturali (art. 10 del D.L. 22 gennaio 2004 n. 42), nonché la normativa sulla privacy e la normativa antiriciclaggio.

La legge sulla conservazione dei documenti cartacei in Italia impone delle regole precise.

Ad esempio sono regolamenti i periodi di conservazione, che possono variare a seconda della natura dei documenti e dell’obbligatorietà di legge: atti notarili devono essere conservati permanentemente; documenti commerciali legati al settore immobiliare per 20 anni; scritture contabili, fatture e finanziamenti per 10 anni; ricevute di pagamento delle tasse, dichiarazioni dei redditi e bollette per 5 anni; fatture professionali per 3 anni; e scontrini fiscali per 2 anni. Essere a conoscenza di queste tempistiche è fondamentale non solo per ragioni legali e amministrative ma anche per garantire un’efficace e rapida ricerca dei documenti quando necessario.

Aziende e studi professionali, che producono e gestiscono un grande volume di documenti cartacei, devono assicurarsi inoltre di rispettare le nuove disposizioni del GDPR, implementando misure di sicurezza per la protezione dei dati sensibili. Il mancato rispetto di queste misure può comportare sanzioni e pregiudicare la reputazione aziendale.

La legislazione nazionale dettaglia quindi tutti i criteri per la corretta archiviazione dei documenti cartacei, sottolineando l’importanza della conservazione documentale per motivi storici, legali, amministrativi o fiscali. 

Quali requisiti vanno seguiti nella gestione degli archivi fisici

La gestione di un archivio fisico richiede l’adozione di specifici requisiti finalizzati a garantire la protezione, l’integrità e la fruibilità dei documenti nel tempo. 

Le aziende che detengono gli archivi sono responsabili della corretta conservazione dei documenti cartacei, il che significa assicurare che la documentazione sia protetta da danni, deterioramenti o perdite e che sia accessibile per le necessità legali o amministrative

Come archiviare i documenti cartacei? Dalla corretta catalogazione alla sicurezza fisica, passando per la definizione di protocolli per l’accesso e l’utilizzo dei documenti: ecco i principali requisiti da seguire per una gestione ottimale degli archivi fisici.

  • Adozione di contenitori per la protezione fisica dei documenti: appositi contenitori per la protezione da agenti esterni come polvere e luce diretta, importanti sia per l’archiviazione fisica che per l’eventuale trasferimento dell’archivio.
  • Adozione di spazi adeguati: sia per capienza che per sicurezza; ad esempio, ambienti dotati di sistemi antincendio e antifurto o di controllo di temperatura e umidità.
  • Gestione e organizzazione dell’archivio cartaceo: implica l’identificazione, la classificazione e l’ordinamento dei documenti in modo accurato e sistematico.
  • Piano di conservazione dei documenti: definizione di un piano che indica quali documenti conservare, per quanto tempo e in quali condizioni. Dovrebbe essere sviluppato seguendo le linee guida nazionali in materia archivistica e documentale, considerando sia il valore storico-culturale sia quello legale e fiscale dei documenti.
  • Garanzia di tracciabilità dei documenti: è necessario consentire la facile reperibilità dei documenti cartacei in caso di verifiche o controlli. Ciò potrebbe comportare per l’azienda la predisposizione di procedure standardizzate per l’eliminazione di documenti non più necessari, in linea con le normative vigenti in materia di privacy e protezione dei dati personali.
  • Adeguamento alla normativa sulla privacy: l’azienda deve assicurarsi che i dati sensibili o personali contenuti nei documenti cartacei siano adeguatamente protetti e che l’accesso ad essi sia limitato alle persone autorizzate, in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
  • Personale qualificato: infine, per una corretta gestione dell’archivio cartaceo, è utile e spesso necessario l’intervento di professionisti qualificati, dotate delle competenze specifiche per catalogare l’archivio, aggiornare regolarmente l’inventario e curare ogni aspetto della movimentazione documentale.

La gestione dell’archiviazione aziendale non è facile. L’azienda che si trova alle prese con il salvataggio degli archivi cartacei può considerare il servizio di archiviazione documenti in outsourcing, come quello fornito da Euroarchivi: spazi dedicati e gestione professionale degli archivi a garanzia di sicurezza e conformità normativa. 

Esistono alternative alla digitalizzazione degli archivi?

La trasformazione digitale ha introdotto nuove modalità per gestire e conservare i documenti. Il percorso verso la digitalizzazione degli archivi può rappresentare un’opportunità per l’azienda, riducendo l’uso della carta e migliorando la gestione delle informazioni.

Tuttavia, esistono soluzioni che possono coesistere con la trasformazione digitale degli archivi o sostituirla, offrendo alle aziende strategie flessibili e sicure per la gestione del proprio patrimonio documentale. La digitalizzazione, infatti, non è sempre la soluzione più adatta per ogni tipo di documento o per ogni esigenza aziendale.

La gestione degli archivi cartacei rappresenta ancora un tassello cruciale per la conservazione di un patrimonio informativo prezioso e, spesso, insostituibile. 

Inoltre, un’archiviazione aziendale efficace può aprire la strada ad una transizione più fluida verso l’ambito digitale, quando ciò si renda necessario o vantaggioso. 

Attraverso un approccio innovativo e tecnologie avanzate, Euroarchivi ti propone un servizio di archiviazione documenti personalizzato, con l’obiettivo di preservare l’integrità fisica e la facilità di accesso ai documenti storici e correnti della tua azienda.

L’efficacia della nostra gestione degli archivi documentali si basa su una profonda comprensione delle dinamiche e delle esigenze aziendali, unita all’impiego di metodi efficaci nel pieno rispetto delle normative, per garantirti al contempo sicurezza, riservatezza e rapida accessibilità delle informazioni.